A NFPA 1600 aborda a proteção de registros vitais

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A NFPA 1600 aborda a proteção de registros vitais

Por Van Carlisle

As seguradoras estão usando agora a norma NFPA1600, Disaster/Emergency Management and  Business Continuity Programs (Programas para gestão de calamidades/ emergência e continuidade de negócios) como base de avaliação dos planos de gestão de emergência e continuidade de negócios dos seus clientes.

As seguradoras estão usando agora a norma NFPA1600, Disaster/Emergency Management and  Business Continuity Programs (Programas para gestão de calamidades/ emergência e continuidade de negócios) como base de avaliação dos planos de gestão de emergência e continuidade de negócios dos seus clientes.

A NFPA 1600 cobre de forma bastante abrangente os vários elementos únicos que pertencem a um programa sólido de gestão de emergência e continuidade de negócios, entretanto para fins do presente artigo vamos examinar especificamente as questões para as quais o Vital Records Protection (VRP) se cruza com a NFPA 1600. A Seção 5.7.2.5 da norma 1600 requer a identificação dos registros vitais no desenvolvimento do plano de continuidade de negócios. De acordo com  material apresentado em anexo, “Registros vitais: as medidas tomadas pela entidade para proteger os seus registros vitais - por exemplo dados financeiros, registros do pessoal, e projetos de engenharia – cuja continuidade de uso  a entidade necessite em condições de emergência e para proteger os direitos e interesses da entidade”.

Os “Registros vitais” são definidos como “registros contendo informação essencial para a sobrevivência de uma organização em caso de calamidade”. Os registros vitais normalmente constituem apenas uma pequena parte da grande quantidade de dados registrados, que são gerados em uma organização típica. A quantidade  varia dependendo do tipo de negócio, da missão ou do caráter da organização. As organizações que lidam com assuntos legais, de contabilidade ou do governo tendem a possuir uma proporção muito maior de ficheiros ativos considerados como registros vitais. Os registros vitais documentam a posição legal e financeira de uma organização e preservam os direitos dos empregados, clientes, e acionistas na eventualidade de uma calamidade. Se um registro vital é perdido, danificado, destruído, ou de outra forma deixa de estar disponível, esta perda torna-se um desastre no interior do desastre, afetando operações cruciais necessárias para recuperar-se da calamidade inicial.

É necessário expandir a NFPA 1600 de forma a lidar com a proteção de registros vitais?

Donald L. Schmidt, CEO da Massachusetts-based Preparedness, LLC, diz que o Comitê técnico da NFPA 1600 escreveu um documento muito conciso cuja natureza não é muito prescritiva. “Definem-se os elementos de um programa de gestão de emergência e continuidade de negócios. O documento pela sua natureza trata da identificação, da proteção e da disponibilidade dos registros vitais, mas cada entidade pode decidir por si só as melhores formas de aplicação”.

Schmidt é membro do comitê técnico responsável da NFPA 1600 há muito tempo.

Algumas abordagens potenciais para a proteção dos registros vitais incluem um local, caixa forte ou arquivo a prova de fogo, a armazenagem em um local exterior a organização, e a armazenagem em um provedor especializado na armazenagem de registros vitais fora dos locais. A maioria das organizações utiliza varias combinações das abordagens acima mencionadas.

Van Carlisle é presidente/CEO da FireKing Security Group.

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