Protección de archivos vitales y NFPA 1600
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Protección de archivos vitales y NFPA 1600

Por Van Carlisle

Las aseguradoras están actualmente utilizando la NFPA 1600, Manejo de Desastres/Emergencias y Programas de Continuidad del Negocio como los criterios para la evaluación de sus planes de manejo de  emergencias y de continuidad del negocio de sus asegurados.

La NFPA 1600 tiene una buena cobertura en términos de los varios y únicos elementos de un programa robusto de manejo de emergencias y de continuidad del negocio, sin embargo, y a los fines de este artículo, examinaremos en forma específica  dónde la Protección de Archivos Vitales (VRP por sus siglas en inglés) se cruza con la NFPA 1600. La Sección 5.7.2.5 de la 1600 establece como requisito la identificación de los archivos vitales en el desarrollo del plan de continuidad del negocio. Según el material anexo,  “Archivos Vitales: medidas tomadas por la entidad para proteger los archivos vitales de la entidad—por ejemplo, datos financieros, archivos del personal, y planos de ingeniería —que la entidad necesita para continuar funcionando durante condiciones de desastre / emergencia y para proteger los derechos e intereses de dicha sociedad”.

“Archivos vitales” se definen como “archivos que contienen información esencial para la supervivencia de una organización en caso de desastre”. Los archivos vitales en general conforman un pequeño porcentaje de entre las enormes cantidades de datos registrados, que son creados por una organización típica. El rango puede variar dependiendo del negocio, la misión y/o estatutos de la organización. Organizaciones legales, médicas, contables y/o gubernamentales tienden a tener una proporción mucho mayor de archivos de casos activos considerados vitales. Los archivos vitales documentan la posición legal y  financiera de la organización y preservan los derechos de los empleados, clientes y accionistas en caso de desastre. Si se pierde uno de estos archivos vitales, o se daña o destruye, o si por alguna circunstancia no estuviera disponible,  esta pérdida se volvería un desastre dentro del desastre, afectando las operaciones críticas necesarias para reponerse del desastre inicial.

¿Hay alguna necesidad de expandir la NFPA 1600 para abordar la protección de los archivos vitales?

Donald L. Schmidt, Director de Preparedness, LLC en Massachusetts, dice que el comité técnico de la NFPA 1600 ha escrito un documento muy conciso no demasiado obligatorio en el diseño. “Se definen elementos comprehensivos del manejo de emergencias y del programa de continuidad del negocio incluyendo la evaluación del riesgo, mitigación, respuesta y recuperación. La identificación, protección, y disponibilidad de los archivos vitales se abordan de manera inherente, pero las entidades individuales pueden decidir por sí mismas  cómo abordar estos temas de la mejor manera”. Schmidt es miembro vitalicio del Comité Técnico responsable de la NFPA 1600.

Algunos enfoques potenciales para la protección de los archivos vitales incluyen  la construcción en el lugar de bóvedas a prueba de incendios, gabinetes de archivos de seguridad, almacenamiento en otra ubicación de la organización, y almacenamiento en el lugar de un proveedor especializado en almacenamiento de archivos vitales fuera de las instalaciones. Muchas organizaciones empelan varias combinaciones de los enfoques arriba mencionados.

Van Carlisle es Presidente / Director de FireKing Security Group.

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