NFPA 1600: Una herramienta importante para la respuesta y recuperación
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Manejo de Emergencias & Materiales Peligrosos

NFPA 1600: Una herramienta importante para la respuesta y recuperación

Por Donald L. Schmidt

El inimaginable ataque al World Trade Center fue catastrófico, y los resultados se convirtieron en una pesada carga para los recursos del gobierno y del sector privado. Actualmente, las oficinas del gobierno, cientos de compañías, y muchos individuos continúan los esfuerzos de recuperación dirigidos a las necesidades inmediatas y a largo plazo de aquellos afectados en parte por la restauración de edificios, infraestructura y negociaciones.

Muchos términos describen la respuesta ante los desastres y la recuperación de éstos. En el sector público, es utilizado el término “manejo de emergencias”. En los planes de respuesta ante el terrorismo federal, son utilizados los términos “manejo de crisis” y “manejo de consecuencias”. En el sector privado, se usan términos como “respuesta ante emergencias”, “manejo de crisis”, “recuperación comercial”, “continuidad de los negocios”, o “manejo o administración de desastres”. A pesar de la terminología, la recuperación de un desastre requiere un amplio plan que comienza con la imposición de probables amenazas y consecuencias potenciales, y ofrece una forma efectiva para administrar todos los recursos necesarios.
Entre las herramientas disponibles para ayudar a diseñar dicho plan, está la edición 2000 de la norma NFPA1600, Programas de Manejo de Desastres/Emergencias y Continuidad de Negocios (ahora también disponible en castellano), la cual presenta un conjunto de criterios comunes para los programas de manejo de desastres, emergencias y continuidad del negocio que organizaciones grandes y pequeñas pueden utilizar para mitigar, prepararse, responder y recuperarse ante un desastre.
Aunque relativamente nueva, la norma NFPA 1600 es cada vez más utilizada por administradores de emergencias públicas como Mike Austin, director de la División de Administración de Emergencias, para evaluar los programas de manejo de emergencias a nivel local y estatal. Austin a dado a los administradores de emergencias, en todo el estado, copias de la norma NFPA 1600 para usarlas en la evaluación de sus planes. The Emergency Management Accreditation Program, EMAP (Programa de Acreditación de Manejo de Emergencias), un proceso voluntario de reconocimiento nacional para programas de administración pública de emergencias a nivel estatal, territorial y local, también utiliza la norma NFPA 1600 como base para los criterios frente a los cuales se medirán los programas que buscan ser acreditados y o avalados.

Sorprendentemente, según un cuestionario desarrollado por el Comité Técnico sobre Manejo de Desastres de la NFPA, la norma NFPA 1600 no es ampliamente usada en el sector privado, en parte porque muchos administradores privados de emergencias no tienen conocimiento de ésta. Aquellos que la conocen pero no la utilizan, aseguran que usan otras normas de continuidad del negocio, documentos de la industria de seguros, y varios documentos de proyectos gubernamentales.

Elementos del programa
La norma NFPA 1600 no es un manual o guía “how to” con páginas y páginas de instrucción sobre la mejor forma para crear un extenso programa. Por el contrario, ésta destaca los componentes importantes de un plan que permita a las organizaciones desarrollar un programa para satisfacer sus necesidades particulares.
Los elementos de la norma NFPA 1600 son la identificación de peligros y evaluación de riesgos; mitigación de peligros; administración de recursos; planificación; dirección, control, coordinación; y comunicación y prevención. Otros elementos incluyen operaciones y procedimientos; logística e instalaciones; entrenamiento; ejercicio, evaluación y acciones correctivas; comunicación de crisis; educación pública; información; y finanzas y administración.

Identificación de peligros y evaluación de riesgos
Los eventos del 11 de septiembre pueden que hayan sido inimaginables, pero los administradores de emergencias ya han identificado el potencial catastrófico del ataque terrorista, lo cual puede tomar muchas formas, desde la química, biológica y radiológica hasta los más comunes dispositivos incendiarios y explosivos. El terrorismo cibernético también es una amenaza creciente. Aun los desastres naturales pueden causar desastres y billones de dólares en pérdidas.
Todas las entidades, públicas y privadas, deberían identificar y evaluar todos los riesgos que pudieran tener impacto en su personal, propiedades, funcionamiento y medio ambiente. La evaluación de riesgos debería cuantificar la probabilidad de estos incidentes y la gravedad de sus consecuencias, haciendo que la salud y seguridad de la gente, incluyendo las brigadas de respuesta ante emergencias sean la principal prioridad. Las organizaciones también deben cuantificar el impacto que tendría un desastre en sus edificaciones, equipo, negociaciones, así como la consecuencias financiera directas o indirectas. La obediencia reglamentaria no debería descuidarse.
Un análisis del impacto comercial que cuantifique las emergencias potenciales de un riesgo, le permitirá a una organización evaluar el costo-beneficio por los esfuerzos de investigación y determinar cuanto invertir en planes de mitigación, respuesta y recuperación.

Mitigación de riesgo
Los administradores de emergencias deben dirigirse a todos los eventos que puedan conducir a daños significativos, aunque solamente exista la más pequeña posibilidad de que sucedan. Los esfuerzos exitosos de mitigación no solo pueden reducir las consecuencias de un acto terrorista, sino que pueden también reducir la probabilidad de que éste ocurra.
Sitio de ubicación, diseño y planos del edificio, barreras físicas, sistemas de protección contra incendios y seguridad humana, y una reserva de recursos colocados fuera de lugar deben ser tenidos en cuenta cuando se planean los esfuerzos de mitigación. Medidas de seguridad efectivas también pueden ayudar a prevenir las actos de terrorismo a menor escala.

Administración de recursos
En las horas y días que siguieron a los ataques del 11 de septiembre, las oficinas se esforzaban por dar razón del personal, y los sistemas de comunicación que no estaban imposibilitados se encontraban sobrecargados. Los sistemas de transporte estaban desorganizados, el acceso al centro de Manhattan era limitado, y las firmas de servicios financieros se esforzaban por alistarse para la reapertura de mercados. Condiciones como éstas pueden preverse y pueden elaborarse planes con el fin de adquirir los recursos necesarios para ejecutar las estrategias predeterminadas de recuperación.
Las operaciones de respuesta y recuperación efectivas que requieren fondos continuos, personal entrenado, instalaciones y equipos apropiados, e incidentes a gran escala, tales como el ataque al World Trade Center, necesitan un esfuerzo masivo y contínuo.
Administrar efectivamente todos estos recursos es esencial. Los administradores de emergencias deben saber qué está disponible para ellos y asegurar que estos recursos darán los resultados esperados por los peligros identificados en la evaluación de riesgos. Cualquier coacción o limitación debe ser identificada para que pequeñas fallas puedan ser corregidos. Todos los recursos necesarios deberán ser catalogados para facilitar su recuperación, y el acceso a éstos deberá disponerse con anterioridad.

Planificación
Todas las organizaciones deberán tener un plan que cumpla con el reglamento y sea consistente con la misión, visión, política de administración y finanzas de la organización. Este plan tiene múltiples componentes, incluyendo estrategias de mitigación a corto y largo plazo en el cual se asignan acciones específicas a individuos o equipos.
El plan de recuperación deberá incluir una lista de funciones críticas, en orden de prioridades, que será modificada en los plazos definidos, así como el personal, procedimientos, y otros recursos para efectuar restauraciones o proporcionar funcionalidad temporal. Un análisis de impacto comercial que cuantifique el impacto financiero potencial en una organización puede justificar la inversión de planificación. 
Un programa de respuesta y recuperación total incluye planes individuales, cada uno realizado por personal definido y coordinado con las autoridades externas.
Como mínimo, cada instalación necesita un plan de evacuación para asegurar que los ocupantes sean notificados prontamente y se les diga si deben evacuar o permanecer en el sitio. Los administradores de emergencias también deben coordinar con los servicios públicos de emergencia para asegurar que las acciones tomadas por la administración del edificio sean consistentes con aquellas tomadas por los comandantes de incidentes de incendio y policía. Los planes adicionales pueden incluir combates contra incendio, respuesta ante materiales peligrosos, tratamiento médico de emergencia, rescate técnico y respuestas ante amenaza de bombas o agentes químicos o biológicos. 
Cada plan debe desarrollarse y mantenerse de acuerdo con las regulaciones estatales y federales, así como con las normas NFPA o prácticas recomendadas, incluyendo la norma NFPA 600, Brigadas Contra Incendios Industriales; NFPA 471, Respondiendo a Incidentes de Materiales Peligrosos; NFPA 1670, Operación y Entrenamiento para Incidentes de Rescate Técnico.

Dirección, control y coordinación
Así como responder y recuperarse de cualquier desastre, grande o pequeño, requiere la coordinación de recursos masivos públicos y privados, la norma NFPA 1600 requiere un sistema de administración de incidentes (IMS) y procedimientos para implementarlo. Las autoridades internas y externas deben ser informadas sobre el IMS, y el desempeño, títulos y responsabilidades de cada función deben ser identificadas y coordinadas.

COPLAN, plan de contingencia federal para la respuesta ante incidentes terroristas, incluye decenas de agencias federales, muchas de las cuales interactúan con oficiales del estado y locales. Las organizaciones privadas generalmente tienen muchas divisiones, departamentos y personal. Un equipo de administración de nivel “senior” debe coordinar la respuesta colectiva con equipos individuales de nivel “site” que realizan operaciones, tales como evaluación y conservación de la propiedad, evaluación de daños, y recuperación de funciones críticas, además de los sectores de finanzas, planificación y logística.

Comunicaciones
Un sistema confiable de comunicaciones que previene a quienes puedan ser afectados por una emergencia, y pone sobre aviso a oficiales y miembros de organizaciones de respuesta, debe estar en su establecimiento. Como mínimo, el equipo de administración debería ser capaz de utilizar este sistema para decirle a los ocupantes que evacúen el edificio e informar a los servicios públicos de emergencia.
Para una instalación mayor expuesta a riesgos que puedan conducir a consecuencias significativas, informar a miles de ocupantes y dar cuenta y razón de cientos de evacuados puede ser una tarea intimidante que requiere una investigación significativa y varios tipos de respaldo. Los equipos múltiples que dirijan los refuerzos en coordinación con agencias públicas múltiples requerirán radios, teléfonos y computadores múltiples, así como procedimientos sofisticados para asegurar que toda la información sea transmitida y anotada.

Operaciones y procedimientos, logística e instalaciones
Deben establecerse procedimientos de funcionamiento normalizado para responder ante los peligros creíbles identificados durante el proceso de evaluación de riesgos especificado en la sección “Planificación” de la norma NFPA 1600. Estos procedimientos deben incluir la evaluación de daños, operaciones de recuperación y continuidad de administración o gobierno.
El administrador de la emergencia también debe dirigir los procedimientos necesarios para manejar efectivamente el personal y los recursos que sostienen el programa, y establecer centros de operaciones primarias y secundarias para mantener las operaciones. Dos centros de operaciones de emergencia aseguran que siempre habrá una instalación desde la cual se dispongan y controlen los esfuerzos de respuestas y recuperación de la organización. Debe asegurarse que éstos tengan conocimientos de los sitios designados y el transporte de personal. No saber acerca de los centros de operaciones para emergencias y la falta de transporte fue un problema de las consecuencias inmediatas del ataque del 11 de septiembre.

Entrenamiento
La norma NFPA 1600 requiere un programa de entrenamiento y educación que cumpla con la reglamentación que sustenta el programa de respuesta y recuperación. Entrenar a todo el mundo en una organización para responder segura y efectivamente frente a un desastre, incrementando su conocimiento y puliendo su destreza, es crítico. Los miembros de los equipos de respuesta y recuperación de emergencias deben desarrollar sus habilidades técnicas y aprender sus funciones en el plan, y los administradores “senior” deben familiarizarse con las funciones y responsabilidades que les asigne el plan. El entrenamiento de evacuación debe realizarse por lo menos periódicamente de acuerdo con los códigos y normas aplicables, incluyendo el NFPA 1, Código de Prevención de Incendios, y NFPA 101®,Código de Seguridad Humana.

Ejercicios, evaluaciones y acciones correctivas
Puesto que las condiciones y el personal cambian a través del tiempo, los planes de desastres deben ser revisados regularmente para asegurar que hacen frente a las necesidades y exposiciones cambiantes. Revisiones periódicas, pruebas, informes después del incidente, evaluaciones del desempeño, y ejercicios le permitirán al administrador de emergencias evaluar la efectividad del programa, determinar la habilidad de la gente para llevarlas a cabo y corregir cualquier deficiencia. Las críticas después de un ejercicio o un incidente presentan una excelente oportunidad para identificar las áreas que requieren mejoras. El tipo de alcance de estas actividades puede variar significativamente, aunque todas son importantes.

Comunicaciones, educación pública e información sobre crisis. 
Cuando ocurre una emergencia son esenciales las comunicaciones efectivas con los empleados, reguladores, clientes, proveedores, el público, y otros interesados, como lo es la educación que incrementa el conocimiento del público de su papel en la mitigación y respuesta. Para las organizaciones privadas, el manejo de crisis y comunicaciones son cruciales para garantizar que los interesados sean informados prontamente.

Finanzas y administración
Por último, pero de ningún modo menos importante, cada organización, grande o pequeña, pública y privada, necesita procedimientos de contabilidad financiera para administrar efectivamente su programa de respuesta y recuperación. Una recuperación efectiva de cualquier compañía bien administrada, y una respuesta pronta y efectiva son a menudo requeridas por los estatutos de la industria o por la ley.
Todas las organizaciones tienen una obligación con sus delegados, sean residentes de una jurisdicción política u ocupantes de un edificio, proporcionar un medio ambiente seguro en caso de lo inimaginable. La norma NFPA 1600 puede ayudarles a hacer justamente esto.

Todas las entidades, públicas y privadas, deben identificar y evaluar todo riesgo que pueda tener un impacto sobre su personal, propiedad, operaciones, y medio ambiente. La norma NFPA 1600 no es un manual o guía de “how-to” con páginas de instrucciones sobre la mejor forma de elaborar un amplio programa. Por el contrario éste destaca los componentes de un plan general que permite a las organizaciones desarrollar un programa que enfrente sus necesidades únicas.

El 14 de enero de 2000, la NFPA publicó la norma NFPA 1600, Programas de Manejo de Desastres/Emergencias y Continuidad de Negocios. Esta norma que establece un conjunto común de criterios para mitigar, preparase, responder y recuperarse ante desastres y emergencias, ha sido aprobada por el American National Standards Institute (Instituto Americano Nacional de Normas) y respaldado por la Federal Emergency Management Association (Asociación Federal de Manejo de Emergencias), y la International Association of Emergency Managers (Asociación Internacional de Gerentes de Emergencias).

El Comité Técnico de Administración de Desastres, creado en 1991, es responsable del desarrollo de la norma NFPA 1600, la cual fue adoptada primero como una práctica recomendada en 1995. El documento está actualmente en su ciclo de revisión y adopción en noviembre de 2003, y el comité técnico aceptará comentarios del 24 de enero al 26 de marzo de 2003.

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